Beskrivning av dataskydd

Namn på register

VEM motors Finland AB’s kund- och marknadsföringsregister

Här lagras och hanteras personuppgifter i enlighet med EU:s GDPR-lagstiftning. Vi kan komma att ändra denna dataskyddsbeskrivning ibland, antingen genom att ge förhandsbesked om detta eller utan att ge förhandsbesked. Vi rekommenderar att du besöker denna sida med beskrivning av dataskydd då och då för att ta del av ändringar.

Registeransvarig

VEM motors Finland Oy
Momsregnr: 0933776-9
Adress: Ringkanten 4, FI-02430 MASABY
Tel: +358 207 613 740

Person som ansvarar för registerärenden

VEM motors Finland Oy
Marjut Vainio, marknadschef
marjut.vainio@vem.fi

Syftet med hanteringen av personuppgifter

Vår verksamhet bygger på lagenlig affärsverksamhet, och därmed följer vi även EU-förordningen om lagring av personuppgifter – i korthet är det följande sex punkter:

  • Den information som vi lagrar om en person är laglig, rimlig och transparent när det gäller dess hantering. Det innebär att du kan få tillgång till din information när som helst.
  • Informationen är begränsad till användningsändamålet – till exempel är information som vi samlar in om människor begränsad till endast ett visst användningssyfte. Vi kommer inte att vidarebefordra din information till externa parter om det inte finns en lämplig anledning för att göra det.
  • Vi kommer att minimera den information vi lagrar – vi lagrar bara det som är nödvändigt.
  • Vi kommer försöka hålla vår information korrekt.
  • Vi kommer att begränsa lagringen av information – en användningsperiod definieras för informationen, varefter den raderas, antingen automatiskt eller som en fråga om rutin, om det inte finns en juridiskt grundad anledning att behålla den.
  • Vi lagrar intakt och tillförlitlig information som säkras genom exempelvis säkerhetskopior.

Vi samlar in och lagrar information utifrån kundrelationer eller i samband med affärsverksamhet, om potentiella nya kunder. Huvudsyftena för användningen av information är: Marknadsföring på internet, rapportering, produktion av tjänster, kundkommunikation, planering och inriktning av marknadsföring, analys, utveckling av kundservice, spårning av betalningar och utveckling av tjänsten och verksamheten, samt andra jämförbara användningsändamål. VEM motors Finland Oy använder personuppgifter för försäljnings- och direktmarknadsföringsändamål på de sätt som dataskyddsförordningen tillåter. Insamlingen av information om potentiella nya kunder bygger på affärsverksamheten, och vi samlar själva in informationen.

Registrets datainnehåll

Vi sparar den minsta mängd information som rör kundrelationen, vilket vanligtvis inkluderar personens namn, företag och kontaktuppgifter, till exempel e-postadress och telefonnummer.

Den insamlade informationen är:

  • Förnamn och efternamn
  • Titel
  • Kontaktuppgifter (till exempel företagets namn, kontaktuppgifter, etc.)
  • Annan information i textform som rör kundrelationen
  • Medgivande eller nekande av marknadsföring
  • Information om IP-adress eller en annan identifierare
  • Information som samlas in via cookies
  • Information som samlas in via sociala medier
  • Adresser till www-sidor

Vanliga informationskällor

Källor till information som används är bland annat följande:

  • LinkedIn, Google Analytics och webbformulären på webbplatsen.
  • Personuppgifter samlas in från den registrerade personen själv i den registeransvariges egen verksamhet, i samband med kundhantering, inklusive via telefon, i onlinetjänsten och vid kundevenemang.
  • Och när det gäller vår affärsverksamhet, till exempel i samband med anskaffande av nya kunder, kan vi använda namn tagna från medier, till exempel, och kontakta dem med avsikt att göra affärer.

Normalt vidarebefordrande av information

Vi använder tjänster från tredje part för hantering och lagring av uppgifter som kan inkludera personuppgifter. Tredje part agerar emellertid enbart som hanterare av personuppgifter som enbart har rätt att göra det inom ramen för de tjänster som avtalats, och VEM motors Finland Oy förblir den enda registeransvarige för denna typ av information.

Vi vidarebefordrar personuppgifter på ett begränsat sätt till andra parter. I praktiken innebär detta följande:

  • Vi använder verktyg för e-postmarknadsföring. Det som lagras i dessa är personens namn, företag och e-postadress.
  • För att kunna ta hand om kundrelationer använder vi ett CRM-verktyg, i vilket vi i minimerad form lagrar information, inklusive följande: personens namn och kontaktuppgifter, samt funktioner relaterade till kundrelationen, till exempel möten och andra aktiviteter.
  • Vi använder ett faktureringssystem, i vilket vi i minimerad form lagrar information, inklusive följande: kundens namn och kontaktuppgifter, samt funktioner relaterade till kundrelationen, till exempel fakturering och reskontra.
  • För att kunna ta hand om nya kunder använder vi ett CRM-verktyg, i vilket vi i minimerad form lagrar information, inklusive följande: personens namn och kontaktuppgifter, samt funktioner relaterade till kundrelationen, till exempel kontaktförfrågningar från webbplatsen.
  • För att kunna ta hand om kundrelationer använder vi vår webbplats, på vilken vi i minimerad form lagrar information, inklusive följande: personens namn och kontaktuppgifter, samt funktioner relaterade till kundrelationen, till exempel kontaktförfrågningar från webbplatsen.
  • Information kan vidarebefordras till myndigheter inom gränserna för och i enlighet med rådande lagstiftning, eller när beslut kräver det, till exempel för att utreda försummelse.

Överföring av information utanför EU eller EES

I hanteringen av uppgifter i enlighet med de ändamål som anges i denna dataskyddspolicy använder vi partners, och i samband med detta kan vi vidarebefordra den personliga information som vi hanterar utanför EU eller EES, i enlighet med den lagstiftning som är gällande i en viss situation. När det gäller länder där en tillräcklig nivå på dataskyddet inte har säkerställts, baseras överföringar på lämpliga skyddsåtgärder, såsom de standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller en övervakningsmyndighet.

Registerskyddsprinciper

VEM motors Finland Oy har lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsrutiner och processer för att säkra personuppgifter mot förlust, missbruk eller annan jämförbar olaglig åtkomst.

De personuppgifter som finns i registret lagras konfidentiellt. Det finns riktlinjer i den registeransvariges organisation om användningen av registret, och tillgången till personregistret begränsas så att endast de anställda som har rätt till detta med avseende på sina arbetsuppgifter, och så långt som deras uppgifter kräver, har tillgång till informationen som finns i det register som lagras i systemet, och har tillstånd att använda det. Den personal som hanterar personuppgifter är under sekretess.

Systemet är skyddat med skyddande programvara. Tillgång till systemet kräver angivande av ett användar-ID och lösenord från alla som använder registret. Servermiljön skyddas med lösenord och en lämplig brandvägg. Datatrafiken mellan servern och användarens dator överförs i krypterad form. Dessutom är datanätet och utrustningen där registret lagras skyddade med en brandvägg och andra tekniska åtgärder. Förstöring av material som innehåller personuppgifter sker på ett datasäkert sätt.

Inspektionsrättigheter

Du har rätt att få tillgång till din personliga information och få felaktiga uppgifter som berör dig korrigerade. Du har rätt att kräva radering av din personliga information när som helst, om inte de intressen som vi har rätt till, eller ett krav som fastställts i lag, förhindrar att vissa personuppgifter raderas. Information ska överlämnas i en form som är begriplig för kunden, och skriftligen om så krävs. Förfrågningar ska adresseras med ett personligt signerat brev till VEM motors Finland Oy, Marjut Vainio, Kehänreuna 4, FI-02430 MASABY.

Rätten att kräva korrigering av information

Den registeransvarige ska korrigera, radera eller komplettera uppgifter i registret som i fråga om hantering är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller förlegade, antingen självständigt eller när detta begärs av den registrerade personen. Dessutom kan personuppgifter raderas om kunden missbrukar tjänsten eller, med hjälp av tjänsten, utför brottsliga eller andra förbjudna handlingar. Den registrerade personen måste kontakta den registeransvarige för korrigering av information. Förfrågningar ska adresseras med ett personligt signerat brev till VEM motors Finland Oy, Marjut Vainio, Kehänreuna 4, FI-02430 MASABY.

Andra rättigheter som rör hanteringen av personuppgifter

En registrerad person har också rätt att förbjuda den registeransvarige att hantera den information som rör dem för de ändamål som nämns i denna registerbeskrivning, om det inte avtalas på annat sätt mellan den registeransvarige och den registrerade personen. Begäran om rättelse av information som gäller marknadsföringsförbud (samtal, tryckt direktmarknadsföring, sms och e-post) ska skickas till e-postadressen tiedotus@vem.fi eller med knappen för att avbryta nyhetsbrevet.

Cookies

En cookie är en liten fil som webbplatsen lagrar på besökarens dator och som besökarens webbläsare tillhandahåller till webbplatsen varje gång besökaren besöker webbplatsen. Vi använder den typ av cookies på vår webbplats som gör vad de är tänkta att göra – nämligen att förbättra användarupplevelsen eller övervaka trafiken på webbsidorna för vem.fi. Du kan neka användningen av cookies eller ställa in en varning för cookies från inställningarna i webbläsaren.

Analyser av webbsidor och reklamcookies

För att få ytterligare information om trafiken på vår webbplats använder vi oss av ett analysverktyg och reklam som tillhandahålls av tredje part.

VEM motors Finlands webbsidor använder Google Analytics webbanalystjänst som tillhandahålls av Google Inc. (“Google”). Google Analytics använder cookies för att analysera hur användarna använder webbplatsen. Informationen som skapas av en cookie om hur du använder webbplatsen (inklusive din IP-adress) skickas av Google och lagras av dem på servrar i USA. Vår webbplats använder IP-anonymisering. Detta innebär att Google förkortar/anonymiserar den sista oktetten i IP-adressen för medborgare i EU:s och EES medlemsstater. Endast i undantagsfall skickas hela IP-adressen till och förkortas av Googles servrar i USA. Google använder denna information på webbsidesleverantörens vägnar för att bedöma användningen av sidan, upprätta rapporter som rör trafiken på webbsidor åt webbsidesleverantörer, och för att erbjuda andra tjänster som rör trafiken på webbsidor och användningen av webbsidor, till webbsidans leverantör.

Du kan förhindra Googles insamling av information och användning av information (cookies och IP-adresser) genom att ladda ner och installera ett tilläggsprogram för webbläsare, som kan hämtas här: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=sv eller genom att använda andra verktyg för blockering av reklam och spårning.

Vi använder också Google Analytics för att analysera informationen om tjänsterna AdWord och DoubleClick Cookies. Du kan förhindra hanteringen av denna information via sekretessinställningarna för Google här: https://myaccount.google.com/

Uppdaterad 16/5 2018